Personel bilgileri nasıl güncellenir?

Çalışan profil kartı açılarak Düzenle seçeneği kullanılır. Telefon, adres, pozisyon, maaş tipi, sözleşme bilgileri veya departman değişiklikleri kolayca güncellenebilir. Yapılan tüm değişiklikler anlık olarak sistemdeki raporlara ve bordro entegrasyonlarına yansır. Bu yapı veri tutarlılığı sağlayarak güncel ve doğru personel verisi yönetimi sunar.

Çalışan pasif duruma nasıl alınır?

İşten ayrılan personeller sistemden silinmez. Bunun yerine Durum alanı “Pasif” olarak güncellenir. Bu yöntem sayesinde geçmiş izin, mesai, bordro ve performans kayıtları korunur. Ayrıca KVKK ve yasal arşivleme süreçleri için gerekli veri saklama politikaları güvence altına alınır. HRSync, böylece dijital özlük dosyası yönetimini eksiksiz sürdürür.

Toplu çalışan yükleme yapılabilir mi?

Evet. HRSync, Excel şablonu ile toplu personel içe aktarma özelliği sunar. Çok sayıda çalışan tek seferde sisteme eklenebilir. Bu özellik özellikle yeni açılan şubelerde veya hızlı büyüyen şirketlerde onboarding sürecini hızlandırır, zaman tasarrufu sağlar ve veri giriş hatalarını azaltır.

Çalışan belgeleri sisteme nasıl eklenir?

Çalışan profilindeki Belge Yükleme alanına PDF, JPG veya PNG formatındaki evraklar eklenebilir. Kimlik fotokopisi, sözleşme, sertifika ve diğer dokümanlar dijital ortamda saklanır. Bu yapı sayesinde tüm evraklar tek noktadan yönetilir ve fiziksel arşiv ihtiyacı ortadan kalkar. HRSync ile dijital özlük dosyası arşivleme daha güvenli ve erişilebilir hale gelir.

Çalışan araması nasıl yapılır?

Arama çubuğuna isim, sicil numarası, departman veya pozisyon bilgisi yazılarak filtreleme yapılabilir. Gelişmiş filtreleme sistemi sayesinde yüzlerce hatta binlerce çalışan arasından saniyeler içinde doğru kişiye ulaşılabilir. Bu özellik büyük ölçekli firmalar için hızlı personel bulma ve listeleme avantajı sağlar.

Rol ve yetki ataması nasıl yapılır?

HRSync’te kullanıcı rolleri üzerinden yetki seviyeleri belirlenir. İnsan kaynakları, yönetici veya çalışan rolleri tanımlanarak erişim sınırları oluşturulur. Bu sayede herkes yalnızca kendi görev alanına ait ekranları görür. Rol bazlı erişim kontrolü ile kurumsal veri güvenliği ve gizlilik artırılır.

Çalışan listesi dışa aktarılabilir mi?

Personel verileri Excel veya CSV formatında dışa aktarılabilir. Bu dosyalar bordro, muhasebe, finans veya raporlama süreçlerinde kolayca kullanılabilir. HRSync’in dışa aktarma özelliği sayesinde raporlama ve veri analizi süreçleri hızlanır.

Bağlı yönetici değiştirilebilir mi?

Evet. Çalışan kartındaki yönetici alanı düzenlenerek yeni sorumlu atanabilir. Organizasyon şeması otomatik olarak güncellenir ve ekip yapısı anında sisteme yansır. Böylece organizasyonel hiyerarşi yönetimi kolaylaşır.

Sicil numarası otomatik oluşturulur mu?

Sistem isteğe bağlı olarak otomatik çalışan kodu veya sicil numarası üretir. Bu özellik, özellikle büyük kurumsal firmalarda personel takibini kolaylaştırır ve karışıklığı önler. Otomatik kodlama ile kurumsal personel numaralandırma standardı sağlanır.

Not veya açıklama eklenebilir mi?

Her çalışan için özel not alanı bulunur. İK ekipleri önemli hatırlatmaları veya özel bilgileri bu alana ekleyebilir. Notlar yalnızca yetkili kullanıcılar tarafından görüntülenebilir. Bu sayede gizli insan kaynakları bilgileri güvenle saklanır.

Çalışan geçmişi görüntülenebilir mi?

HRSync’te tüm hareketler loglanır. İzin değişiklikleri, görev atamaları, terfiler ve statü güncellemeleri geçmiş kayıtlarında görüntülenebilir. Bu sayede insan kaynakları ekipleri geriye dönük tüm işlemleri takip ederek şeffaf ve denetlenebilir personel yönetimi sağlar.

Mobil uygulamadan çalışan bilgileri görüntülenir mi?

Yetkili kullanıcılar mobil uygulama üzerinden çalışan listesine erişebilir, profilleri görüntüleyebilir ve temel işlemleri gerçekleştirebilir. Bu özellik saha ekipleri ve yöneticiler için mobil İK yönetimi ve uzaktan erişim avantajı sunar.

Zorunlu alanlar nelerdir?

Yeni çalışan kaydı oluştururken ad soyad ve departman bilgileri zorunludur. Bu temel veriler organizasyon yapısı, raporlama ve yetkilendirme süreçleri için gereklidir. Eksiksiz veri girişi sayesinde doğru insan kaynakları raporları oluşturulabilir.

Çalışan verileri güvenli mi?

Tüm personel verileri bulut tabanlı altyapıda saklanır ve gelişmiş güvenlik protokolleriyle korunur. Rol bazlı erişim, şifreleme ve düzenli yedekleme mekanizmaları sayesinde veri kaybı riski minimize edilir. HRSync, KVKK uyumlu ve kurumsal veri güvenliği standartlarına sahip bir HR yazılımı olarak güvenli personel yönetimi sunar.

Çalışanlar Modülü

Çalışan bilgileri, özlük dosyaları ve personel kayıtlarını merkezi bir yapıda yönetin. HRSync çalışan yönetimi modülü ile süreçleri güncel ve düzenli tutun.

Çalışanlar Modülü

Yeni çalışan kaydı HRSync’e nasıl eklenir?

HRSync personel yönetim sistemi üzerinden yeni çalışan eklemek için Çalışanlar > Yeni Kayıt butonuna tıklanır. Açılan formda ad soyad, görev unvanı, departman, iletişim bilgileri ve işe giriş tarihi gibi temel insan kaynakları verileri girilir. Kaydet işleminden sonra çalışan, dijital çalışan listesine anında eklenir. Bu süreç sayesinde manuel Excel tablolarına ihtiyaç kalmaz ve tüm personel verileri merkezi bir İK yazılımı altyapısında toplanır. Böylece şirketler daha hızlı onboarding yapabilir ve operasyonel hataları azaltır.

Bu makale yardımcı oldu mu?

İlgili Makaleler

İzinler Modülü

Yıllık izin, mazeret izni ve diğer izin türlerini dijital ortamda yönetin. Talep, onay ve takip süreçlerini kolaylaştırarak zaman kazanın.

Daha fazlasını görüntüle

Ek Mesai Modülü

Ek mesai modülü, çalışanların fazla çalışma saatlerini şeffaf ve ölçülebilir hale getirir. Talep ve onay süreçleri dijital yürütülür, tüm mesai süreleri otomatik hesaplanır. Böylece bordro hataları azalır ve iş gücü planlaması daha sağlıklı yapılır.

Daha fazlasını görüntüle